Erros de contrato: onde sua empresa médica pode estar perdendo?

Um contrato bem-feito contribui para evitar desgastes de relacionamento com fornecedores, fontes pagadoras, equipe médica, clientes, danos à imagem da empresa e perdas financeiras. Infelizmente, as possibilidades de erros de contrato são inúmeras.

No entanto, isso não quer dizer que uma pequena ou média empresa de saúde, assim como uma grande organização, não tenha como evitá-los. Ao contrário, a maioria dessas falhas pode ser evitada com uma única medida: elaborar contratos condizentes com a realidade da operação da instituição.

É isso mesmo! No setor da saúde – independentemente do porte da instituição – é mais comum do que imaginamos, que os contratos sejam elaborados sem a contribuição essencial de alguém que conheça a fundo a operação. Claro que grandes instituições costumam ter áreas especialmente dedicadas a essa atividade. Já nas pequenas, em geral, há uma pessoa responsável por isso. Mas, nos dois casos, nem sempre os responsáveis pela elaboração do contrato estão próximos o bastante da operação para conhecer detalhes que, de fato, deixam de ser detalhes quando causam algum tipo de prejuízo.

Por exemplo, no caso do pronto-socorro de um hospital geral que, eventualmente, vai precisar de um especialidade, como um médico ortopedista.

Faz sentido que ele contrate esse especialista no modelo a distância, ou seja, o ortopedista é chamado quando há necessidade e é pago por acionamento. Nesse caso, no Acordo de Nível de Serviço (SLA, da sigla do termo em inglês Service Level Agreement) é preciso definir o tempo de resposta do acionamento. Já vimos acordos desse tipo em que com a intenção de baratear o contrato, fica definido um tempo de resposta alto, como 12 horas para o especialista avaliar o paciente.

Essa medida causa inúmeros problemas: insatisfação da pessoa com a demora no atendimento e impacto negativo na imagem da instituição e, além disso, um desperdício de recursos financeiros. Isso porque há operadoras de saúde que têm em seu pacote de serviços fechado com o hospital, o limite de cobertura de até 8 horas para pacientes em pronto-socorro, tempo considerado suficiente para decidir liberar ou internar a pessoa. Casos como esses são resultado do desconhecimento por parte de quem fecha o contrato de detalhes muito importantes da operação.

Outro erro comum é não considerar no contrato com a empresa fornecedora de material cirúrgico o tempo que o hospital precisa para processar o material antes da cirurgia. Ocorre que, apesar da empresa entregar o material esterilizado, por obrigação de lei, o hospital precisa fazer o processo de desinfecção do material não descartável internamente. Assim, a área ou a pessoa que fecha esse contrato com o fornecedor, precisa estipular no documento o horário máximo de entrega. No entanto, não raro, acontece desse horário não estar determinado em contrato ou estar estipulado de maneira errada.

Explicamos: para determinar o horário máximo que a empresa precisa entregar o material, é preciso considerar a hora em que foi marcada a cirurgia do paciente e o tempo que o hospital precisa para processar o material. Esses materiais cirúrgicos são processados durante a noite até a madrugada. O tempo médio desse processo é de quatro horas, no entanto, é preciso lembrar que  o material entregue vai concorrer com todos os demais itens do hospital que estão sendo esterilizados. Portanto, quatro horas de antecedência não serão suficientes. Nessa situação, os cenários possíveis são: se o horário máximo de entrega não está estipulado em contrato, certamente, você estará entre os últimos da fila. Caso o tempo estipulado não seja adequado à agenda cirúrgica, também, haverá prejuízos. Entre eles, atrasos de cirurgias ou até  remarcação. Novamente, prejuízos financeiros e de imagem para o hospital.

Com as fontes pagadoras é preciso ser cuidadoso no momento de definir o pacote de serviços cujo valor é fixo por procedimento.

Antes de fechar o pacote de serviços de cirurgia de hérnia abdominal, por exemplo, é preciso considerar que esse procedimento pode ser algo simples, realizado com anestesia local, ou algo complexo que exija a reconstrução da parede do abdômen em uma cirurgia de longa duração. O que fazer nesse caso? Incluir uma clausula no contrato de quebra de pacote.

Neste artigo, ilustramos com alguns exemplos o quanto é importante na elaboração do contrato o envolvimento de alguém que conheça a operação. É importante evitar contratos genéricos. A depender da instituição, uma ou mais pessoas da operação, de acordo com a especificidade do contrato,  podem atuar como um consultor, avaliando se o documento está alinhado com a realidade. Nesse caso, não precisam ser profissionais dedicados a essa função, eles podem contribuir com seu olhar sempre que necessário. Outra sugestão é ter um comitê consultivo de pessoas que possam avaliar os contratos sob o ponto-de-vista da operação. Nas grandes organizações dotadas de áreas internas ou terceirizadas dedicadas a contratos, a recomendação é a mesma. É fundamental que essas áreas estejam integradas à operação da instituição.